Conducerea INSEMEX Petro­şani trece la digitalizarea arhivei institu­ției

       Potrivit notei de fundamentare a achi­ziției de 470.964 de lei pentru serviciile de arhivare electronică, sunt vizați pentru acest proces 60 metri liniari de dosare. Un metru liniar de arhivă înseamnă aproxi­mativ 25 dosare, fiecare conținând             apro­ximativ 250 de file.

Sistemul software ce va fi implementat va permite accesarea do­cumentelor de către mai mulţi utilizatori simultan, în funcţie de necesităţile insti­tuţiei. Conform documentului acesta, prevede asigurarea protec­ţiei depline a informaţiilor prin limitarea accesului în funcţie de tipul de utilizator.

“Sun­tem un institut cu multe departa­mente, laboratoare și compartimente, ceea ce implică și o activitate pe măsură. Dincolo de aspectele generate de starea de ur­gență, a devenit adesea necesar să trimitem prin e-mail copii, adică versiuni electronice ale do­cumentelor tipărite. Acestea pot fi diverse acte, facturi, scrisori, contracte, statuturi, memorii și orice alte documente posibile. Așa că am concluzionat că arhivarea elec­tronică ne va susține în realizarea unor economii semnificative de spațiu și de timp și va reduce riscul de pierdere a docu­men­telor. Automatizarea proce­selor de lucru va simplifica și căutarea, preluarea și utilizarea datelor, iar  documentele nu pot fi șterse din sistem de către o persoană neautorizată sau înainte de depășirea termenului legal de păstrare, având astfel o trasabilitate sigură și un istoric complet la nivel de do­cument. Prin urmare, sunt numai beneficii”, a  declarat dr. ing. George Artur Găman.

Arthur Gărdescu

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

%d blogeri au apreciat: